AdoptimalAdoptimal
CZENES
Pojďme se poznat
Případová studie

Klientský portál a dokumentový oběh pro účetní kancelář

Účetní kancelář komunikovala s klienty přes e-mail a sdílené disky. Postavili jsme klientský portál, který zrychlil zpracování dokladů na třetinu času.

Vývoj a implementaceServis a péče
Účetnictví a poradenství15 zaměstnancůČesko6 měsíců
Klíčové výsledky
−70 %
Zpracování měsíčního závazku
+45 %
Klientů na jednu účetní
6 měs.
Doba dodání
ano
Pokračující servis
Účetnictví a poradenství
Výzva

Co bránilo růstu.

Účetní kancelář s patnácti zaměstnanci vedla agendu sto klientů. Doklady chodily e-mailem, fotkami z mobilu, papírově. Zpracování jednoho měsíčního závazku zabralo účetní v průměru pět hodin, z nichž dvě byly stažení a roztřídění příloh.

Klienti volali pro stav uzávěrky, kancelář neměla rychlý způsob, jak odpovědět. Důležitá komunikace mizela ve společné e-mailové schránce.

01Příjem dokladů

E-maily, fotky z mobilu, papír. Účetní třídila přílohy dvě hodiny z pěti.

02Komunikace

Klient telefonoval pro stav uzávěrky, ve sdílené schránce nic nešlo najít.

03Kapacita

Růst počtu klientů by znamenal najmout další účetní, kterých není dostatek.

Vývoj na míru

Dokumentový oběh

MS 365

Servis a podpora

Naše práce

Od auditu k ovladatelnému provozu.

Postavili jsme jednoduchý klientský portál pro nahrávání dokladů (drag & drop, OCR rozpoznání) s napojením na sdílené úložiště kanceláře a dokumentový oběh.

Klient nahraje doklad, systém ho automaticky zařadí do měsíční složky, účetní vidí ve své frontě, co je nového. Stav zpracování klient vidí v reálném čase.

Bez složitých změn v účetním softwaru. Portál stojí vedle existujícího procesu a šetří hodiny denně.

Výsledky

Měřitelný posun.

Měsíční zpracování klientského závazku se zkrátilo z pěti hodin na hodinu a půl. Účetní pojme víc klientů, aniž by přijala dalšího kolegu.

Komunikace s klientem se přesunula z e-mailu do portálu, takže nic nezapadá. Klienti si pochvalují, že vidí, kdy je co hotové.

−70 %
Zpracování měsíčního závazku
+45 %
Klientů na jednu účetní
6 měs.
Doba dodání
ano
Pokračující servis
Porovnání před a po
Zpracování měsíčního závazku
Před
5 h
Po
1,5 h
Třídění dokladů
Před
2 h / klient
Po
10 min
Rozbor přínosu

Kde se to vrátilo.

Kategorie přínosu
  • 01Zpracování závazku
    −70 %
  • 02Třídění dokladů
    12× rychlejší (automatické zařazení)
  • 03Kapacita kanceláře
    +45 % klientů (bez nárůstu týmu)
Payback period
4 měs.
Z plánovaných 6 měs.
Další práce

Související případové studie

Pojďme to zapnout

Řešíte něco podobného?

Projedeme váš provoz, ukážeme kde je největší přínos a domluvíme se na dalším kroku.

Klientský portál a dokumentový oběh pro účetní kancelář · Adoptimal Technology · Your Site